Quando si sostituisce la caldaia oppure si effettua un installazione di una caldaia a condensazione,è necessario che il tecnico installatore rilasci la dichiarazione di conformità a regola d'arte al proprietario dell'immobile. La normativa di riferimento in questo ambito è il D.M. 37 del 22 gennaio 2008, che fissa le modalità di rilascio e i requisiti da rispettare. Questa normativa che ricade più in generale nell'ambito di tutti gli impianti elettrici, elettronici, di riscaldamento, e climatizzazione, idrosanitari, a gas, di sollevamento e di protezione antincendio è quella che ha sostituito la vecchia 46/90 utilizzata appunto prima dell' anno 2008. Il decreto 37/2008 prevede la stesura della certificazione di corretta posa ogni qualvolta l'impianto sia interessato da un intervento di manutenzione straordinaria o da una ristrutturazione anche parziale. La dichiarazione di conformità  deve essere fatta per ogni tipologia di edificio e per ogni impianto di nuova realizzazione. Il proprietario di casa o chiunque commissioni un lavoro sugli impianti è tenuto a controllare il possesso dei requisiti come al D.M 37/2008 , richiedendo all'impresa o all'installatore copia della visura camerale dove vengono riportate le abilitazioni possedute .E' obbligatorio possedere la certificazione in ogni caso sia per quanto riguarda l'impianto gas che per l'impianto elettrico e  anche se ancora ad oggi una gran parte di proprietari di casa non ce l'hanno ,gli stessi devono provvedere nel più breve tempo possibile ad adeguare gli impianti. Per gli impianti preesistenti al momento dell'entrata in vigore del decreto occorre far stilare ad un professionista una dichiarazione di rispondenza, cioè una relazione tecnica accurata e asseverata. Si riconoscono dalla visura camerale le aziende abilitate al rilascio della dichiarazione di rispondenza, quelle in cui il responsabile tecnico abbia maturato i propri requisiti per un periodo di almeno 5 anni. 

La dichiarazione di conformità deve essere redatta dalla ditta installatrice e consegnata al proprietario dell'immobile dopo aver effettuato i controlli ai fini della sicurezza a fine lavori. Si utilizzano i moduli allegati al DM. 37/2008 e occorre presentare una certificazione per ogni impianto. L'installatore dell'impianto deve essere un tecnico iscritto all'albo e avere i requisiti previsti per legge. Il proprietario di casa è tenuto a verificare che la ditta a cui affida i lavori sia certificata tramite una recente visura camerale. Firmando la dichiarazione di conformità si attesta sotto la propria responsabilità che l'impianto soddisfa tutti i requisiti richiesti dalle norme tecniche e dalla legislazione europea e italiana del settore. Il documento deve contenere i dati dell'impianto in oggetto (caldaia, impianto gas, impianto elettrico o impianto idrico sanitario), del proprietario dell'immobile, del tecnico responsabile dell'installazione e del committente dei lavori. Inoltre si indicano i materiali impiegati, la disposizione dell'impianto, le procedure seguite durante la messa in opera e i riferimenti normativi. Sono previsti per legge alcuni allegati obbligatori, come la relazione tipologica sui materiali usati, lo schema d'impianto o il progetto e il certificato di iscrizione dell'impresa installatrice alla Camera di Commercio. 

Si rilascia la dichiarazione di conformità in cinque copie, di cui:

- una con allegati e firmata dal responsabile tecnico e dal titolare dell'impresa installatrice da consegnare al committente; 

- una con gli allegati da consegnare all'effettivo fruitore dell'impianto;

- una firmata dal committente come ricevuta per l'installatore;

- due da depositare a cura dell'installatore presso lo Sportello unico per l'edilizia del Comune competente che provvederà a sua volta ad inoltrarlo alla camera di commercio industria e artigianato di competenza. Deve naturalmente essere firmata in originale per ciascuna copia dal committente e il deposito avviene entro 30 giorni dalla fine dei lavori.

Tra gli allegati obbligatori previsti per la modifica o la realizzazione di un impianto gas ricoprono particolare importanza i documenti per accertamenti degli impianti richiesti da gli enti di fornitura di luce e gas. In questi anni per chi si ritrova a chiedere una fornitura di gas con l'installazione di un nuovo contatore gli adempimenti burocratici sono sempre impegnativi. Sebbene la pratica di invio degli allegati della delibera sia stata snellita consentendone il caricamento sul portale dell'italgas, non è  raro vedersi respingere le pratiche anche solo per cavilli tecnici. Nei moduli degli allegati obbligatori vanno inseriti e descritti gli apparecchi a gas installati come caldaie a condensazione, piani cottura, predisposizioni effettuate per allacci futuri.In particolare per gli interventi che riguardano l'installazione di caldaie a condensazione sull'allegato devono essere indicate le modalità di evacuazioni dei fumi. Nel caso in cui i fumi evaquati non vadano a tetto si indicherà sull'allegato che lo scarico a parete della caldaia rispetta le distanze minime e i regolamenti comunali. 

Gli accertamenti documentali che devono effettuare gli enti che erogano gas per attivare le nuove forniture, da luglio 2014 riguardano anche molti casi di impianti esistenti per i quali sia stata sospesa la fornitura del gas per una perdita riscontrata o come nel caso in cui si richiede di spostare il contatore dall'interno all'esterno della casa. In molti non sanno che l'operatore dell'Italgas che viene a spostare il contatore è tenuto a piombare l'impianto fino a quando l'installatore o l'idraulico che effettua la modifica non produca tutta la documentazione richiesta della delibera 40/14. Solo dopo il controllo e l'esito favorevole degli allegati può essere spiombato il contatore e solo allora si rilascia la dichiarazione di conformità. Per non incombere in bocciature o ritardi  per l’attivazione della fornitura, gli operatori devono conoscere bene la Delibera 40/14 studiando sia la Linea Guida n. 1 "compilazione della Dichiarazione di conformità" , sia la Linea Guida 11  "attività di accertamento".